Die Bestellliste liegt noch in Excel, die Lieferantenbewertung im Kopf des langjährigen Einkaufsleiters, und Preisverhandlungen laufen nach Gefühl statt nach Datenlage. Genau so sieht der Alltag in vielen mittelständischen Einkaufsabteilungen noch aus – während der Wettbewerb längst auf digitale Beschaffungsplattformen, automatisierte Ausschreibungen und datenbasierte Lieferantensteuerung setzt.
Das Problem ist selten fehlender Wille. Es fehlt schlicht die Kapazität, eine Digitalisierung neben dem Tagesgeschäft zu stemmen. Wer im Einkauf jeden Tag Anfragen bearbeitet, Lieferengpässe managt und Preise verhandelt, hat keine Zeit, sich nebenbei in E-Procurement-Systeme einzuarbeiten oder Ausschreibungsprozesse neu aufzusetzen. Die Folge: Digitalisierungsprojekte werden auf die lange Bank geschoben, obwohl der Handlungsdruck wächst – Wettbewerber gewinnen bei Ausschreibungen an Geschwindigkeit, während man selbst noch Angebote manuell vergleicht.
Warum die interne Lösung oft scheitert
Ein internes Digitalisierungsprojekt im Einkauf braucht drei Dinge, die selten gleichzeitig vorhanden sind: Fachwissen über moderne Beschaffungssysteme, Erfahrung mit Change-Prozessen im Team und schlicht freie Kapazität. Häufig wird die Aufgabe an die IT-Abteilung delegiert, die zwar die technische Seite abdeckt, aber die fachlichen Anforderungen des Einkaufs – Lieferantenbewertung, Ausschreibungslogik, Vertragsmanagement – nicht im Detail kennt. Das Ergebnis sind Systeme, die zwar eingeführt, aber nicht wirklich genutzt werden, weil sie am tatsächlichen Arbeitsalltag des Einkaufsteams vorbeigehen.
Hinzu kommt: Digitalisierung im Einkauf ist kein reines IT-Projekt, sondern ein Change-Projekt. Mitarbeitende, die seit Jahren mit gewohnten Excel-Tabellen arbeiten, müssen von neuen Prozessen überzeugt werden. Das gelingt nur, wenn jemand die fachliche Autorität und gleichzeitig die Zeit hat, dieses Change-Management aktiv zu begleiten – eine Kombination, die im laufenden Betrieb selten frei verfügbar ist.
Die Rolle eines Interim Einkaufsleiters
Ein Interim Einkaufsleiter mit Digitalisierungserfahrung bringt genau diese Kombination mit: operatives Einkaufs-Know-how und die Erfahrung, wie sich digitale Beschaffungsprozesse in der Praxis einführen lassen, ohne den laufenden Betrieb zu gefährden. Er übernimmt die Fachverantwortung für das Projekt, moderiert zwischen IT, Geschäftsführung und Team und sorgt dafür, dass die neue Plattform am Ende tatsächlich im Alltag ankommt – bei der Lieferantenauswahl, bei Ausschreibungen, bei der laufenden Preisanalyse.
Dabei geht es nicht darum, irgendeine Vakanz kurzfristig zu füllen. Entscheidend ist, dass die eingesetzte Person Verantwortung für das Ergebnis übernimmt und die Abteilung über den eigentlichen Einsatz hinaus in eine bessere Ausgangslage bringt – mit eingespielten Prozessen, geschultem Team und einer Systemlandschaft, die auch nach dem Ende des Mandats trägt. Ein guter Interim Einkaufsleiter hinterlässt also nicht nur ein neues Tool, sondern ein Team, das damit selbstständig weiterarbeiten kann.
Ein typisches Szenario
Ein mittelständisches Produktionsunternehmen merkt bei einer Ausschreibung, dass die eigene Marktübersicht veraltet ist: Alternative Lieferanten wurden nie systematisch erfasst, Preisvergleiche laufen manuell über Telefonate und E-Mails. Die Geschäftsführung entscheidet, eine digitale Beschaffungsplattform einzuführen – doch die Frage ist, wer das Projekt fachlich verantwortet, während der Einkauf parallel weiterlaufen muss.
Ein Interim Manager für den Einkauf übernimmt hier für einige Monate die doppelte Aufgabe: laufender Betrieb und Systemeinführung, mit klarem Zeitplan und messbaren Meilensteinen. In der Praxis heißt das oft: In den ersten Wochen wird die bestehende Lieferantenbasis digital erfasst und bewertet, parallel läuft die Auswahl der passenden Plattform. In den folgenden Monaten wird das Team schrittweise eingebunden, bis die neuen Prozesse zum Standard werden. Am Ende des Mandats übergibt der Interim Manager ein Team, das mit den neuen digitalen Werkzeugen selbstverständlich arbeitet – nicht nur, weil es geschult wurde, sondern weil es die Vorteile im Alltag selbst erlebt hat.
Wann sich der Schritt lohnt
Ein Interim Einkaufsleiter für die Digitalisierung ist besonders dann sinnvoll, wenn:
- die interne Einkaufsleitung keine Kapazität für ein Digitalisierungsprojekt neben dem Tagesgeschäft hat
- bereits mehrere Digitalisierungsanläufe im Sande verlaufen sind
- kurzfristig Know-how über konkrete Beschaffungsplattformen benötigt wird, ohne eine Festanstellung zu schaffen
- die Geschäftsführung ein klar terminiertes Projekt mit definiertem Ende sucht
- der Wettbewerb bei Ausschreibungen und Konditionen bereits spürbar schneller agiert
Wichtig ist dabei die richtige Passung: Nicht jeder erfahrene Einkaufsleiter bringt automatisch Digitalisierungserfahrung mit, und nicht jeder IT-affine Manager kennt die Feinheiten der Lieferantenverhandlung. Bei der Auswahl eines Interim Managers für den Einkauf lohnt sich daher ein genauer Blick auf bereits umgesetzte, vergleichbare Digitalisierungsprojekte.
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