Der Controller kündigt, fällt krankheitsbedingt aus oder geht in Elternzeit – und plötzlich stehen der Monatsabschluss, die Forecast-Aktualisierung und das nächste Management-Reporting ohne verantwortliche Person da. Genau in dieser Situation befinden sich derzeit viele mittelständische Unternehmen: Ein Controller wird kurzfristig gesucht, weil Zahlen, auf die Geschäftsführung, Gesellschafter oder Banken warten, nicht mehr zuverlässig geliefert werden. Wer in dieser Phase zu lange abwartet, verliert nicht nur Transparenz über die eigene wirtschaftliche Lage, sondern auch Zeit, die sich später kaum aufholen lässt.
Dieser Beitrag zeigt, welche Aufgaben im Controlling bei einem personellen Engpass zuerst gefährdet sind, welches Profil je nach Situation gebraucht wird und wie ein Interim Manager Controlling die Lücke überbrücken kann, ohne dass Ihr Unternehmen sich langfristig bindet.
Welche Folgen ein personeller Engpass im Controlling hat
Controlling wirkt im Tagesgeschäft oft unauffällig – bis es fehlt. Sobald die Position vakant ist, stapeln sich offene Aufgaben, die sich nicht einfach auf andere Abteilungen verteilen lassen: Der Monatsabschluss verzögert sich, Budgetanpassungen bleiben liegen, und niemand hat mehr den vollständigen Überblick über Kostenentwicklung und Liquidität. Für die Geschäftsführung bedeutet das, wichtige Entscheidungen ohne verlässliche Datenbasis treffen zu müssen.
Besonders kritisch wird es, wenn parallel externe Termine anstehen. Banken erwarten aktuelle Kennzahlen für laufende Kreditlinien, Gesellschafter fordern das nächste Reporting, und die Wirtschaftsprüfung benötigt vorbereitete Unterlagen für den Jahresabschluss. Bleibt die Controllingfunktion über Wochen unbesetzt, wachsen Rückstände, Fehler häufen sich, und das Vertrauen von Banken oder Gesellschaftern in die Unternehmenssteuerung kann leiden. Genau deshalb lohnt sich ein früher, realistischer Blick darauf, welche Aufgaben zuerst gesichert werden müssen.
Welche Controlling-Aufgaben in dieser Phase besonders zeitkritisch sind
Nicht jede liegen gebliebene Aufgabe hat dieselbe Dringlichkeit. Vier Bereiche entscheiden meist darüber, wie schnell ein Engpass im Controlling überhaupt sichtbar wird und wie stark er das Unternehmen belastet.
Managementreporting
Managementreporting bezeichnet die regelmäßige, adressatengerechte Aufbereitung von Finanz- und Leistungskennzahlen für Geschäftsführung und Gesellschafter. Fällt es aus, verliert die Führungsebene den Überblick über die aktuelle Lage – Entscheidungen werden dann auf Basis veralteter oder unvollständiger Zahlen getroffen. Ein Interim Controller kann bestehende Reportingstrukturen übernehmen und die nächsten Termine ohne Lücke bedienen, statt zunächst ein neues System aufzubauen.
Budgetplanung und Forecast
Budgetplanung und Forecast sichern die Fähigkeit eines Unternehmens, wirtschaftlich vorausschauend zu handeln statt nur zu reagieren. Wird die laufende Hochrechnung nicht aktualisiert, entscheidet die Geschäftsführung faktisch blind über Investitionen, Personalplanung oder Preisänderungen. Gerade zum Jahresende oder bei einer anstehenden Budgetrunde ist diese Aufgabe besonders zeitkritisch, weil sich Rückstände hier kaum kurzfristig aufholen lassen.
Abweichungsanalysen
Abweichungsanalysen vergleichen Plan- und Ist-Zahlen und zeigen frühzeitig, wo Kosten aus dem Ruder laufen oder Erlöse hinter der Planung zurückbleiben. Ohne sie bemerken Unternehmen Fehlentwicklungen häufig erst, wenn sie bereits im Ergebnis sichtbar werden. Ein erfahrener Controller kann diese Analysen zügig wieder aufsetzen und der Geschäftsführung konkrete Handlungsempfehlungen liefern, statt nur Zahlen zu präsentieren.
Kosten- und Ergebnisrechnung
Die Kosten- und Ergebnisrechnung bildet die Grundlage für Preiskalkulation, Produktrentabilität und Deckungsbeitragsanalysen. Gerät sie ins Stocken, fehlt die Basis für viele operative Entscheidungen im Vertrieb und in der Produktion. Besonders in produzierenden Unternehmen mit komplexer Kostenstruktur wirkt sich ein Ausfall hier schnell auf mehrere Abteilungen gleichzeitig aus.
Controller, Leiter Controlling oder kaufmännischer Projektmanager?
Nicht jede Vakanz im Controlling braucht dieselbe Rolle. Ein Unternehmen mit einem funktionierenden Team, dem lediglich die operative Umsetzung fehlt, benötigt in der Regel einen Interim Controller, der Zahlen aufbereitet, Reportings erstellt und Abweichungen analysiert. Fällt dagegen die Führungsperson aus, die das Team koordiniert, Budgetprozesse steuert und gegenüber Geschäftsführung und Gesellschaftern berichtet, wird eher ein Leiter Controlling auf Zeit gebraucht, der sowohl fachlich als auch disziplinarisch Verantwortung übernimmt.
Eine dritte Variante kommt bei größeren Umstellungen zum Tragen: Wenn Controlling-Aufgaben Teil eines größeren kaufmännischen Projekts sind – etwa im Rahmen einer ERP-Einführung, einer Post-Merger-Integration oder einer umfassenden Prozessneuausrichtung –, ist ein kaufmännischer Projektmanager mit Controlling-Hintergrund oft die passendere Wahl. Er verbindet Zahlenverständnis mit Projektsteuerung und behält neben dem Tagesgeschäft auch Meilensteine und Ressourcen im Blick. Welche Rolle im Einzelfall am besten passt, klärt sich meist schon im ersten Gespräch über die konkrete Unternehmenssituation.
Operatives Controlling oder strategische Steuerung: Welches Profil wird benötigt?
Neben der Rollenbezeichnung entscheidet vor allem der inhaltliche Zuschnitt über den passenden Kandidaten. Operatives Controlling umfasst die laufende Zahlenarbeit: Monatsabschlüsse vorbereiten, Reportings erstellen, Abweichungen dokumentieren. Diese Aufgaben lassen sich meist zügig übernehmen, weil sie klar definiert sind und wenig Einarbeitung in strategische Zusammenhänge erfordern.
Strategische Steuerung geht darüber hinaus. Hier geht es um die Weiterentwicklung von Planungsprozessen, die Einführung neuer Kennzahlensysteme oder die Beratung der Geschäftsführung bei größeren wirtschaftlichen Weichenstellungen. Wer eine reine Vakanzüberbrückung benötigt, sollte den Fokus auf operative Erfahrung legen. Steht dagegen zusätzlich eine Neuausrichtung des Controllings an, braucht es eine Persönlichkeit mit strategischem Weitblick und der Fähigkeit, Veränderungen im Team zu moderieren. Ein Interim Manager Finance kann sinnvoll ergänzen, wenn neben dem Controlling auch die übergeordnete Finanzfunktion Unterstützung braucht.
Welche Systeme und Branchenkenntnisse bei der Auswahl zählen
Ein Controller, der ab dem ersten Tag produktiv arbeiten soll, muss sich nicht erst in die eingesetzten Systeme einarbeiten. Bei der Auswahl lohnt sich deshalb ein genauer Blick auf die technische und fachliche Passung zur bestehenden Umgebung.
- Erfahrung mit dem eingesetzten ERP-System, etwa SAP oder vergleichbaren Lösungen
- Kenntnisse in BI- und Reporting-Tools wie Power BI oder LucaNet
- Vertrautheit mit Excel-basierten Planungsmodellen, sofern kein durchgängiges Tool im Einsatz ist
- Erfahrung in der jeweiligen Branche, etwa produzierendes Gewerbe, Handel oder Dienstleistung
- Kenntnisse in Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung, passend zur Unternehmensstruktur
- Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Wirtschaftsprüfung und Steuerberatung
Wichtiger als eine lückenlose Liste an Systemkenntnissen ist häufig die Fähigkeit, sich schnell in vorhandene Strukturen einzufinden, statt eigene Standards durchzusetzen. Ein Controller, der pragmatisch mit dem arbeitet, was im Unternehmen bereits vorhanden ist, liefert in der Regel schneller belastbare Ergebnisse als jemand, der zunächst neue Prozesse etablieren möchte.
Die ersten Wochen im Mandat: Daten prüfen und Transparenz herstellen
Die ersten Wochen entscheiden darüber, ob ein Interim Controller die Erwartungen der Geschäftsführung erfüllt. Statt sofort neue Konzepte vorzuschlagen, verschafft er sich zunächst einen belastbaren Überblick über die vorhandene Datenlage und die bestehenden Prozesse.
- Sichtung der vorhandenen Reportings, Planungsdateien und Kostenstrukturen
- Abgleich der Datenqualität zwischen den einzelnen Systemen und Abteilungen
- Klärung offener Fristen, etwa für Monatsabschluss, Budgetrunde oder Bankgespräche
- Erste Gespräche mit Geschäftsführung, Team und relevanten Schnittstellen
- Priorisierung der dringendsten Aufgaben nach Fälligkeit und wirtschaftlicher Relevanz
Auf dieser Grundlage lässt sich meist schon nach kurzer Zeit einschätzen, ob die vorhandene Datenbasis ausreicht oder ob zunächst Lücken geschlossen werden müssen, bevor belastbare Zahlen geliefert werden können. Diese frühe Ehrlichkeit gegenüber der Geschäftsführung erspart spätere Missverständnisse und schafft von Anfang an Vertrauen in die Arbeit des Interim Controllers.
Wie sich der Erfolg des Einsatzes messen lässt
Ein Interim-Mandat im Controlling profitiert von klar vereinbarten Zielen, an denen sich der Fortschritt objektiv nachvollziehen lässt. Als sinnvolle Kennzahl bietet sich zunächst die Termintreue an: Werden Monatsabschluss, Reporting und Forecast wieder verlässlich zu den vereinbarten Terminen geliefert? Ebenso lässt sich die Reduktion von Nacharbeit und Rückfragen beobachten, wenn Berichte klarer strukturiert und für die Adressaten verständlicher aufbereitet werden.
Darüber hinaus kann die Genauigkeit der Forecasts als Maßstab dienen, gemessen an der Abweichung zwischen Prognose und tatsächlichem Ergebnis über mehrere Perioden hinweg. Bei größeren Projekten, etwa der Einführung eines neuen Reporting-Tools, eignet sich zusätzlich der Projektfortschritt anhand vereinbarter Meilensteine als Erfolgsmaßstab. Wichtig ist, diese Ziele bereits zu Beginn des Mandats gemeinsam mit dem Interim Controller zu definieren, damit beide Seiten während des Einsatzes denselben Maßstab anlegen.
Wie kurzfristig ein geeigneter Controller verfügbar sein kann
Wenn Reporting, Budget oder Forecast bereits ins Stocken geraten sind, zählt neben der fachlichen Passung vor allem die Geschwindigkeit der Besetzung. Klose Interim Management klärt den konkreten Bedarf zunächst in einem persönlichen Gespräch und stellt anschließend im vom Kunden gewünschten Zeitrahmen passende Kandidatinnen und Kandidaten vor. In dringenden Fällen können bereits innerhalb von 48 Stunden erste qualifizierte Profile vorgestellt werden, sodass Sie zeitnah mit konkreten Gesprächen in die Auswahl einsteigen können.
Der tatsächliche Einsatzbeginn hängt anschließend von der Verfügbarkeit des ausgewählten Kandidaten, den geführten Gesprächen und der vertraglichen Vereinbarung ab. Wer frühzeitig anfragt, sobald sich ein Engpass abzeichnet, gewinnt in der Regel mehr Auswahl an geeigneten Profilen, als wenn die Suche erst beginnt, wenn Fristen bereits verstrichen sind.
Fazit
Ein unbesetzter Controllerposten wird selten sofort zum Problem – aber jede Woche ohne verlässliches Reporting, ohne aktualisierten Forecast und ohne saubere Abweichungsanalyse vergrößert den Rückstand, den später jemand aufholen muss. Statt die Vakanz intern notdürftig zu überbrücken, lohnt sich ein realistischer Blick darauf, welche Rolle wirklich gebraucht wird: ein operativer Controller, eine Leitung mit Führungsverantwortung oder ein kaufmännischer Projektmanager für eine größere Umstellung. Klose Interim Management sucht dabei nicht einfach eine kurzfristig verfügbare Fachkraft, sondern eine Persönlichkeit, die Verantwortung für Ihre Zahlen übernimmt und Ihr Controlling während des Mandats spürbar voranbringt.
Wenn bei Ihnen Reporting, Budgetplanung oder Forecast ins Stocken geraten sind, klärt Klose Interim Management gemeinsam mit Ihnen den konkreten Bedarf und schlägt passende Interim Controller vor. Nehmen Sie Kontakt auf, um die nächsten Schritte für Ihre Controlling-Vakanz zu besprechen.
