Wenn die Materialversorgung kippt: Ein unterschätztes Risiko
Montagmorgen, 8:15 Uhr. Der Produktionsleiter steht vor einem Problem: Ein kritisches Bauteil fehlt. Die Fertigung kann nicht starten. Der Anruf beim Einkauf bringt keine Klärung – der Einkaufsleiter ist seit drei Wochen nicht mehr da. Krankheit, wie man hört. Wann er zurückkommt? Unklar. Wer sich in der Zwischenzeit um strategische Beschaffungsfragen kümmert? Ebenfalls unklar.
Was in den ersten Tagen noch wie ein vorübergehendes Problem aussieht, entwickelt sich schleichend zur echten Bedrohung. Materialengpässe werden nicht rechtzeitig erkannt. Wichtige Lieferanten bekommen keine Antworten auf Anfragen. Rahmenverträge laufen aus, ohne dass jemand Neuverhandlungen startet. Einzelne Abteilungen fangen an, auf eigene Faust zu bestellen – oft bei den erstbesten Anbietern und zu ungünstigen Konditionen.
Der Einkauf ist keine Nebenfunktion, die man mal eben nebenbei miterledigen kann. Er steuert den größten Teil der Unternehmensausgaben, sichert die Materialverfügbarkeit und bestimmt damit maßgeblich, ob das Unternehmen lieferfähig bleibt.
Der Einkaufsleiter als Herzstück der Wertschöpfung
Rund 70 Prozent dessen, was ein produzierendes Unternehmen ausgibt, fließt über den Einkauf. Rohstoffe, Komponenten, Dienstleistungen – alles muss beschafft, verhandelt und organisiert werden. Der Einkaufsleiter orchestriert diese komplexen Vorgänge: Material rechtzeitig verfügbar, Qualitätsstandards eingehalten, Kosten im Rahmen.
Dabei geht es längst nicht mehr nur um Bestellungen und Preisverhandlungen. Der moderne Einkauf trägt Verantwortung für Risikomanagement in globalen Lieferketten, für die Einhaltung von Compliance-Vorgaben wie dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz und für Nachhaltigkeitsthemen, die Investoren und Kunden zunehmend einfordern. ESG-Kriterien, CO₂-Tracking, faire Arbeitsbedingungen bei Zulieferern – all das landet auf dem Schreibtisch des Einkaufsleiters.
Gleichzeitig agiert er als Schnittstelle: zwischen schwankenden Beschaffungsmärkten und der eigenen Produktion, zwischen externen Lieferanten und internen Anforderungen aus Entwicklung, Fertigung und Controlling. Er managt nicht nur Transaktionen, sondern strategische Partnerschaften, die über Jahre gewachsen sind und im Krisenfall den Unterschied machen können.
Diese Vielschichtigkeit macht die Position so kritisch. Ein Einkaufsleiter lässt sich nicht mal eben durch das Team kompensieren. Die Kombination aus strategischem Weitblick, Verhandlungserfahrung, Marktkenntnis und Entscheidungskompetenz fehlt schlicht, wenn die Position vakant ist.
Wenn die Steuerung fehlt: Drei zentrale Problemfelder
1. Materialengpässe und erodierte Lieferantenbeziehungen
Ohne zentrale Steuerung im Einkauf verliert das Unternehmen den Überblick. Wer überwacht die kritischen Bestände? Wer erkennt rechtzeitig, wenn ein Lieferant Probleme bekommt? Wer kümmert sich um Nachbestellungen, bevor das Lager leer läuft?
Eine vergessene Bestellung hier, ein nicht eskalierter Lieferverzug dort – und plötzlich fehlt ein Bauteil, das die gesamte Fertigung blockiert. Liefertermine gegenüber Kunden werden nicht eingehalten. Kurzarbeit muss angemeldet werden, obwohl volle Auftragsbücher vorliegen. Wenn dann doch noch Material beschafft werden muss, geschieht das unter Zeitdruck – zu schlechten Konditionen, über Eillieferungen, die das Budget zusätzlich belasten.
Parallel dazu beginnen langjährige Lieferantenbeziehungen zu leiden. Starke Partnerschaften entstehen nicht über Nacht – sie sind das Ergebnis kontinuierlicher, professioneller Zusammenarbeit. Wenn Lieferanten auf Anfragen verspätete oder gar keine Antworten bekommen, wenn vereinbarte Gespräche abgesagt werden und wichtige Rahmenverträge auslaufen, spüren sie, dass auf Kundenseite die strategische Steuerung fehlt.
Besonders kritisch wird es bei Engpässen auf den Beschaffungsmärkten. In solchen Situationen entscheidet die Qualität der Beziehung darüber, welcher Kunde bevorzugt beliefert wird. Wer keine verlässlichen Ansprechpartner mehr hat, rutscht in der Priorität nach unten. Das kann bedeuten: längere Lieferzeiten, schlechtere Konditionen oder im Extremfall gar keine Belieferung mehr.
2. Unkontrollierte Maverick-Buying-Aktivitäten
Wenn der Einkauf führungslos ist, nehmen andere Abteilungen die Beschaffung selbst in die Hand. Die Entwicklungsabteilung bestellt Prototypen-Komponenten direkt beim Hersteller. Die Produktion ordert dringend benötigte Ersatzteile beim nächstbesten Lieferanten. Die Instandhaltung kauft Werkzeuge über einen Online-Shop. Jeder handelt nach bestem Wissen – aber eben ohne zentrale Koordination.
Diese dezentralen Beschaffungsaktivitäten haben mehrere problematische Konsequenzen. Erstens: Die Konditionen sind schlecht. Wer einzeln bestellt, hat keine Verhandlungsmacht. Mengenrabatte, Rahmenverträge, strategische Partnerschaften verpufft komplett. Zweitens: Niemand hat mehr den Überblick über die tatsächlichen Ausgaben. Das Budget gerät außer Kontrolle. Drittens: Compliance-Anforderungen werden ignoriert. Lieferanten werden nicht geprüft, Dokumentationspflichten nicht erfüllt, ESG-Kriterien nicht beachtet.
Das Paradoxe: Gerade weil jeder versucht, pragmatisch zu handeln, steigen die Gesamtkosten. Einsparungspotenziale, die ein Einkaufsleiter durch Bündelung und strategisches Vorgehen hätte realisieren können, bleiben komplett ungenutzt.
3. Das Team an der Belastungsgrenze
In der ersten Phase nach dem Ausfall des Einkaufsleiters versucht das Team, die Lücke zu füllen. Erfahrene Einkäufer übernehmen zusätzliche Aufgaben, dringende Entscheidungen werden irgendwie getroffen, das Tagesgeschäft läuft weiter. Für eine Weile funktioniert das auch.
Aber ohne klare Führung fehlt die strategische Richtung. Wer entscheidet, ob ein neuer Lieferant qualifiziert wird? Wer genehmigt größere Investitionen? Wer führt schwierige Verhandlungen? Das Team kann operative Aufgaben erledigen, aber strategische Entscheidungen erfordern eine Führungskraft mit entsprechender Verantwortung und Kompetenz.
Überstunden häufen sich. Mitarbeiter arbeiten zunehmend reaktiv statt proaktiv. Statt strategisch zu gestalten, werden Probleme nur noch abgearbeitet. Frustration wächst, weil man zwar Probleme sieht, aber nicht die Befugnis hat, sie grundsätzlich zu lösen. Diese Dauerbelastung führt zu Fehlern, die wiederum zusätzliche Arbeit verursachen – ein Teufelskreis.
Langfristig droht ein noch größeres Problem: Die besten Leute gehen. Wer permanent überlastet ist und keine Perspektive sieht, sucht sich früher oder später eine neue Stelle. Mit jedem Abgang geht wertvolles Wissen verloren, das nur schwer zu ersetzen ist. Was als temporäre Vakanz begann, wird so zu einem strukturellen Problem.
Warum schnelle Besetzung entscheidend ist
Der Einkauf ist zeitkritisch. Beschaffungsmärkte entwickeln sich täglich weiter. Preise schwanken. Lieferanten ändern ihre Kapazitäten. Verträge laufen aus. Neue Compliance-Anforderungen treten in Kraft. All das wartet nicht darauf, dass eine Vakanz irgendwann besetzt wird.
Jeder Tag ohne strategische Führung bedeutet Kontrollverlust. Kleine Versäumnisse wachsen zu größeren Problemen. Verpasste Chancen lassen sich nicht nachholen. Wer heute keine Rahmenverträge verhandelt, zahlt morgen höhere Preise. Wer jetzt keine alternativen Lieferanten aufbaut, steht in drei Monaten bei Engpässen mit leeren Händen da.
In volatilen Zeiten verschärft sich diese Dynamik. Geopolitische Unsicherheiten, schwankende Rohstoffpreise, unterbrochene Lieferketten – all das erfordert aktives, strategisches Management. Ohne Einkaufsleiter fehlt diese Steuerung. Das Unternehmen wird zum Spielball externer Entwicklungen, statt proaktiv zu agieren.
Die zentrale Erkenntnis: Bei Einkaufspositionen ist Zeit ein kritischer Faktor. Wer auf den perfekten permanenten Kandidaten wartet, während das operative Geschäft leidet, zahlt einen hohen Preis.
Interim Management: Erfahrung auf Abruf
Statt monatelang auf den idealen Kandidaten zu warten, wird kurzfristig eine erfahrene Führungskraft projektbezogen eingesetzt. Diese Interim-Einkaufsleiter sind Spezialisten, die genau für solche Situationen zur Verfügung stehen: schnell verfügbar, mit nachgewiesener Expertise und der Fähigkeit, sofort produktiv zu werden.
Der Unterschied zu klassischem Recruiting ist dramatisch. Während herkömmliche Suchprozesse Monate dauern, können passende Interim-Kandidaten innerhalb von zwei Tagen vorgestellt werden. Der tatsächliche Projektstart erfolgt oft in derselben Woche.
Interim-Einkaufsleiter bringen zwei entscheidende Dinge mit: fachliche Tiefe und Umsetzungserfahrung. Sie haben ähnliche Herausforderungen bereits in anderen Unternehmen gemeistert – sei es Vakanzüberbrückung, Krisenmanagement bei Materialengpässen, Lieferantenneuverhandlungen oder der Aufbau von Dual-Sourcing-Strategien. Dieses Wissen ist sofort verfügbar, ohne langwieriges Einarbeiten.
Ein weiterer Vorteil: Interim Manager übernehmen operative Verantwortung. Sie sind keine Berater, die nur Empfehlungen aussprechen. Sie führen das Team, treffen Entscheidungen, verhandeln mit Lieferanten und tragen Ergebnisverantwortung.
Die Einsatzdauer ist flexibel und wird projektbezogen vereinbart. Typischerweise liegt sie zwischen vier und zwölf Monaten – lang genug für substantielle Verbesserungen, kurz genug um fokussiert zu bleiben. Bei Bedarf kann die Dauer angepasst werden, in beide Richtungen.
Fünf konkrete Vorteile
Sofort verfügbare Best Practices: Ein Interim-Einkaufsleiter bringt Erfahrung aus zehn, fünfzehn, manchmal zwanzig Jahren Führungsverantwortung mit. Er kennt bewährte Vorgehensweisen, weiß welche Fehler zu vermeiden sind und kann Lösungen aus anderen Kontexten übertragen. Dieses Wissen steht vom ersten Tag an zur Verfügung.
Flexibilität ohne Bindung: Anders als bei permanenten Einstellungen gibt es keine langfristigen Verpflichtungen. Keine Kündigungsfristen, keine Abfindungen, keine arbeitsrechtlichen Komplikationen. Die Zusammenarbeit ist projektbezogen und endet, wenn die Aufgabe erledigt ist.
Objektive Außensicht: Interim Manager kommen ohne interne Vorgeschichte. Sie haben keine persönlichen Befindlichkeiten, keine politischen Loyalitäten, keine versteckten Agenden. Ihre Analyse ist sachlich, ihre Entscheidungen faktenbasiert. Diese Objektivität ermöglicht oft Lösungen, die intern blockiert wären.
Fokus auf Ergebnisse: Interim Manager werden für konkrete Ziele engagiert und an deren Erreichung gemessen. Sie haben ein Eigeninteresse daran, schnell messbare Resultate zu liefern – sei es Kosteneinsparung, verbesserte Lieferfähigkeit oder aufgebaute Lieferantenstrukturen.
Krisenerfahrung: Viele Interim-Einkaufsleiter haben schwierige Situationen bereits mehrfach gemeistert. Sie wissen, wie man unter Zeitdruck agiert, wie man Teams in der Krise führt und wie man pragmatische Lösungen findet.
Wann der Einsatz sinnvoll ist
Interim Management passt nicht zu jeder Situation, aber zu vielen. Besonders geeignet ist es bei ungeplanten Ausfällen. Wenn der Einkaufsleiter plötzlich krank wird, überraschend kündigt oder in Elternzeit geht, braucht es schnelle Stabilisierung.
Auch bei akuten Krisen ist Interim Management die richtige Wahl. Wenn wichtige Lieferanten ausfallen oder wenn die Materialversorgung aus dem Ruder läuft, braucht es sofortiges, kompetentes Krisenmanagement.
Für spezifische Transformationsprojekte bietet sich Interim Management ebenfalls an. Der Aufbau von Dual-Sourcing-Strategien, die Digitalisierung der Beschaffung, die Implementierung von ESG-Scorecards oder die Neustrukturierung des Lieferantenportfolios – all das sind klar umrissene Projekte mit definiertem Zeitrahmen.
Besonders clever ist der Hybrid-Ansatz: Ein Interim-Einkaufsleiter übernimmt sofort, stabilisiert die Lage und führt das Team. Gleichzeitig läuft der permanente Recruiting-Prozess – ohne Zeitdruck, mit Ruhe für die richtige Auswahl. So vermeidet man operative Schäden und trifft trotzdem eine gute langfristige Entscheidung. Manchmal ergibt sich auch die Möglichkeit, den Interim Manager permanent zu übernehmen – eine Art verlängerte Probezeit, bei der beide Seiten prüfen können, ob es wirklich passt.
Weniger geeignet ist Interim Management, wenn kein Zeitdruck besteht und der Aufbau langfristiger Teamstrukturen im Vordergrund steht. In solchen Fällen bleibt klassisches Recruiting die bessere Wahl.
Was einen starken Interim-Einkaufsleiter auszeichnet
Fachliche Expertise ist Grundvoraussetzung. Aber nicht jeder erfahrene Einkäufer eignet sich für Interim-Einsätze. Es braucht spezielle Fähigkeiten.
Schnelle Auffassungsgabe ist entscheidend. Ein Interim Manager muss sich in kürzester Zeit in komplexe Strukturen einarbeiten, die Geschäftslogik verstehen, kritische Hebel identifizieren. Die besten Interim-Einkaufsleiter erfassen die wesentlichen Zusammenhänge in wenigen Tagen.
Pragmatismus vor Perfektionismus. In Interim-Projekten zählen Ergebnisse, nicht elegante Konzepte. Es geht darum, schnell die wichtigsten Probleme zu lösen, nicht um die theoretisch optimale Lösung. Gute Interim Manager wissen, wann „gut genug“ ausreicht und wann es perfekt sein muss.
Verhandlungsgeschick ist im Einkauf ohnehin wichtig, aber für Interim Manager besonders. Sie müssen schnell Glaubwürdigkeit gegenüber Lieferanten aufbauen, ohne die jahrelangen Beziehungen zu haben, die ein permanenter Einkaufsleiter mitbringt. Das erfordert sowohl fachliche Kompetenz als auch psychologisches Geschick.
Führung ohne formale Autorität ist eine Kunst. Interim Manager sind keine permanenten Chefs mit langfristiger Machtbasis. Sie müssen trotzdem Teams führen, Entscheidungen durchsetzen, Veränderungen bewirken. Das funktioniert nur durch Kompetenz, Klarheit und die Fähigkeit, Menschen zu überzeugen.
Unternehmerisches Denken unterscheidet gute von mittelmäßigen Interim Managern. Die besten verstehen, dass sie nicht nur funktionale Probleme lösen, sondern zum Unternehmenserfolg beitragen sollen. Sie denken in Wertbeiträgen, nicht nur in abgehakten Aufgaben.
Fazit: Handlungsfähigkeit wiederherstellen
Eine vakante Einkaufsleiter-Position ist kein administratives Detail, das man in Ruhe klären kann. Sie ist ein operatives Risiko, das täglich wächst. Klassisches Recruiting braucht Monate. Für viele Situationen ist das zu langsam. Interim Management bietet eine professionelle Alternative für die Fälle, in denen Geschwindigkeit den Unterschied macht.
Die Entscheidung ist nicht entweder-oder. Sie ist sowohl-als-auch. Ein Interim-Einkaufsleiter stabilisiert sofort die Lage. Parallel kann der permanente Recruiting-Prozess laufen – ohne Hektik, mit Zeit für die richtige Wahl. So vermeidet man Schaden und trifft trotzdem eine gute langfristige Entscheidung.
In unsicheren Zeiten brauchen Unternehmen Handlungsfähigkeit. Wer bei akutem Bedarf innerhalb einer Woche erfahrene Führung an Bord holt, sichert diese. Bei akutem Bedarf gilt: Handeln, nicht warten.
Sie haben akuten Bedarf an einer erfahrenen Einkaufsführungskraft? Sprechen Sie uns an – wir stellen Ihnen innerhalb von 48 Stunden passende Kandidaten aus unserem Netzwerk vor.
